Orden de Compra y Contrato

La Purchase Order y el Contrato son dos documentos totalmente diferentes, implican diferentes terminos y condiciones.

La orden de compra, también llamada nota de compra es el documento que el comprador envía al vendedor, especificando:

• los bienes que desea comprar
• su precio
• las condiciones de pago
• la fecha y forma de envío de la mercadería.

La orden de compra obliga al comprador a adquirir la mercadería solamente cuando la recibe en las condiciones solicitadas.

La PO es un documento que no genera ningún registro contable mientras que El contrato es un documento en donde constan una serie de acuerdos tomados entre dos o más personas, en relación con lo que desean dar, hacer o no hacer en el futuro con una obligacion legal.

Documentos para el TRANSPORTISTA

Existen cierto documentos que debemos entregar al transportista esto con el fin de evitar cualquier problema durante el transporte, estos documentos son:

1) Carta de instrucciones indicando:

• Remitente
• Lugar donde se recoge la factura
• Consignatario
• Lugar donde se entrega
• Notificar al llegar (La persona con quien establecer contacto al llegar)
• Características/naturaleza de la mercancía
• Cantidad de la mercancía (Número de bultos, peso, volumen)
• Disponibilidad de la carga (Cuándo y dónde hay que recoger)
• Instrucciones de maniobra (Frágil, granel, etc.)
• Reglamentaciones
• Tipo de servicio
• Entregas o servicios especiales
• Observaciones

Notas:
• La mayor parte de los transportistas tienen formatos ya elaborados o sugerencias para elaborar la carta de instrucciones.

2) Copia de la Factura o documento equivalente, valor declarado.
3) Certificado de peso.
4) Seguro o coaseguro.
5) Guía fito-zoosanitaria.
6) Otros conforme a la naturaleza de la mercancía y a la operación (ejemplo: para productos congelados o refrigerados que tienen regulaciones especiales para su transportación, etc.)

Factura PROFORMA

Que es una Factura PROFORMA?

La factura proforma es un documento de muestra que se envía al importador antes de celebrar la compra-venta, en este se incluyen todos los detalles de la operación:

• razón social y sus datos de ubicación
• descripción de la mercancía
• cantidades
• precios

Cuando empleamos una carta de crédito como instrumento de pago, sirve para establecer las características del crédito comercial, su monto y los términos en que debe emitirse. Esta factura puede servir como oferta para efectos de la formación del contrato, ya que al ser aceptada, perfecciona el contrato. El importador puede emplear la factura proforma para solicitar una licencia de importación o para la autorización de venta de divisas.

Esta factura proforma contiene los mismos datos que contendrá la factura comercial con un número de identidad, y que también es útil para verificar los datos y la información contenida para que en caso de que existan errores u omisiones, éstos se corrijan en la factura comercial.

Como se determina el Precio de X?

Para fijar los precios de los productos de exportación, se debe realizar un estudio de los costos que comprende producción y comercialización de forma independiente de la que corresponde a las ventas en el mercado interno, ya que los elementos a considerar son diferentes, pues no es lo mismo vender en la localidad a vender en un mercado extranjero, este ultimo implica mas costos-gastos.

Los principales elementos para el cálculo de costos de exportación son los siguientes:

• Costos de producción directa e indirecta, esto es materias primas, mano de obra, materiales.
• Costos de comercialización y distribución: materiales, personal, envase y embalaje, transporte, agente aduanal, gastos relacionados con el lugar en donde se entrega la mercancía, etc.
• Otros costos: comisiones sobre ventas, intereses (costo del dinero con el tiempo), economías de escala al vender mayor volumen, etc.

Cabe mencionar que el costo de los fletes (pago que se hace al transportista por usar sus unidades) se absorbe conforme al tipo de Incoterms negociada entre las partes.

Es importante fijar limites, ya que esto permitirá contar con
un Área de Negociación llamada Mini-Max o BATNA por sus siglas en inglés (Best Alternative To a Negociated Agreement).

Los límites inferiores de precio estarán determinados por los costos.

Los límites superiores de precio estarán determinados por el mercado y la competencia.

En cuanto a la determinación de los precios, existen dos formas para fijar un precio internacional:

1) Calcular el punto de equilibrio y las utilidades esperadas, y sumarle los gastos hasta el punto de entrega convenido con el importador. Este proceso se denomina costeo o costing.

2) Comparar su producto respecto al mercado y competencia, y fijar el precio de acuerdo con estos dos elementos. Este método se conoce como pricing.

Los factores que influyen en la determinación de un precio internacional son:

• Demanda del producto.
• Participación esperada del producto en el mercado.
• Reacciones de la competencia.
• Integración con los demás elementos de la estrategia comercial de exportación.
• Logística internacional.
• Beneficios o restricciones arancelarias y no arancelarias.
• Adecuación al producto y su envase y embalaje.
• Cotización: conocer, indicar y aplicar correctamente en el contrato los términos de compra-venta internacionales, ya sea según los Términos de Comercio Internacional (Incoterms) o bien según las Definiciones Americanas Revisadas de Comercio Exterior (RAFTD)

Para determinar precios competitivos a nivel internacional, el exportador debe considerar los siguientes elementos:

• Definición de objetivos en materia de precios.
• Análisis de la situación del mercado.
• Cálculo de los costos.
• Establecimiento de estructuras de precios objetivos: presentación de una oferta.

Evaluacion de la Capacidad Exportadora de las MiPyME

Para las MiPyME incursionar en otros mercados es atractivo, pero generalmente su capacidad de producción es limitada, es por esto que al iniciar con ideas de exportacion es necesario considerar lo siguiente:

• Conviene que la empresa identifique los factores de la demanda (estructura del mercado, canales de distribución, participación
de mercado, etc.) y los de competencia, a fin de identificar las necesidades de renovación, actualización o adecuación de su planta productiva.

• Antes de invertir en nuevo equipo de producción, debera asegúrese de estar ocupando el total de la capacidad instalada de su empresa.

• Optar por equipar su empresa con manufactura flexible para participar en nichos de mercado, a través de la diferenciación del producto.

• Asegurarse de la capacidad que tienen sus proveedores para suministrar mayor cantidad y calidad de insumos, mediante una evaluacion de estos.

• Identificar fuentes de financiamiento siempre resulta util, puesto que siempre es mejor contar con socios o apoyos de la banca de desarrollo.

Una Descripcion detallada de los siguientes aspectos servira para trazar un panorama de las oportunidades y debilidades de la empresa.

• Descripcion del producto
• Diferenciacion del Producto
• Bienes sustitutos
• Insumos empleados y proveedores
• Proceso productivo /Diagrama
• Produccion /Capacidad
• Tecnologia utilizada
• Control de Calidad
• Analisis de costos

Tramites y Documentos.

Tramites y Documentos suena complicado y laborioso pero son sencillos de realizar, el primer paso es definir el tratamiento legal y arancelario para la mercancía que se va a exportar, según la fracción arancelaria.

La tramitología que el exportador deberá cumplir se indican en la Ley del Impuesto General de Exportación (TIGE).

Según las fracciones arancelarias de exportación, algunos productos pueden requerir algún aspecto como los que se mencionan a continuación:

• Permiso de Exportación. (más del 98% de las fracciones de exportación NO requieren de este trámite).
• Cumplimiento de regulaciones y/o exigencias no arancelarias.
• Trámites especiales (la mayoría de productos NO los requieren) tales como: certificados de origen, cuotas, armas, antigüedades y obras de arte, salud entre otros.

Hay requerimientos Nacionales y otros solicitados por el país destino en la exportación.

Los Nacionales son:

· Registro Federal de Contribuyentes (RFC), con homoclave y domicilio fiscal.
· Factura o documento que exprese el valor comercial de las mercancías; IVA tasa cero.
· Documentos comprobatorios de regulaciones y restricciones no arancelarias a la exportación.
· Lista de empaque (Packing List).
· Carta de instrucciones o encomienda al agente aduanal.
· Pedimento.
· Fracción arancelaria: tratamiento legal y arancelario en México.
· Certificados de Origen para la obtención de aranceles preferenciales en el país de destino. Algunos deberán ser tramitados en la Secretaría de Economía.
· Permiso de Exportación (solo si este es necesario).
· Documentos de transporte:

• Carretero: Carta de Porte-Talón-Guía (Inland/Ground Bill of Lading-B/L).
• Ferroviario: Carta de Porte-Talón-Guía (R.R. Bill of Lading-B/L).
• Marítimo: Conocimiento de Embarque (Ocean Bill of Lading-B/L).
• Aéreo: Guía Aérea (Airway Bill).

· Seguro (si es necesario).
· Inspección (si procede).
· Condiciones por forma de pago: Carta de Crédito u otras.

Algunos de los requisitos del país de destino son:

· Fracción arancelaria (tratamiento preferencial).
· Permiso de Importación.
· Autorización de la Carta de Crédito.
· Factura comercial: visada/notariada.
· Lista de empaque (si es necesaria).
· Documentos de transporte.
· Regulaciones o restricciones no arancelarias (cuantitativas y cualitativas).

Consideraciones para Definir el Precio de Exportacion

En el mercado internacional el precio puede ser el factor determinante para que una empresa pueda exportar, el exportador tiene dos opciones de estrategia para competir en el mercado:

• Liderazgo en costos: Si el exportador ofrece precios menores a los de la competencia; se dirige a mercados masivos, con base en precio bajo. Es recomendable utilizarla cuando la empresa tiene una importante fortaleza en la producción.

• Diferenciación: Cuando el exportador se dirige a mercados selectos, menores que los masivos, pero con márgenes de utilidad mayores. Para seguir esta estrategia es fundamental contar con un producto diferenciado, por el cual el consumidor esté dispuesto a pagar más. En este caso, el aspecto determinante es la diferenciación del producto, el cual requiere fortalezas en las ventajas competitivas, imagen y calidad del producto.

Para definir el precio de exportacion:

1.- El Exportador debe tener un conocimiento preciso del costo en que ha incurrido para fabricar o comercializar el producto a exportar. Este es el punto de partida para determinar el precio mas conveniente.

2.- En condiciones normales de libre mercado, el costo es el limite inferior del cual no puede bajar el precio de venta; el superior lo determina la elasticidad del mercado.

3.- Por lo tanto la fijación del precio de venta oscila entre un limite inferior fijo (costo) y uno superior negociado y establecido por el mercado.

4.- El costo del producto de exportación debe considerar elementos diferentes de los que se toman en cuenta para el mercado nacional. (Publicidad, impuestos por insumos de importación)

PRECIO DE EXPORTACION:

Para determinar el precio de exportación se dispone de dos procedimientos:

A.- Princing:

Cotización en base al mercado/competencia (Base sustractiva)

Depende de cada mercado, y se calcula con base en las condiciones de la oferta y la demanda. Este método no es el mas adecuado para quien inicia en la exportación por la variables que están fuera de su alcance.

B.- Costing:

Precio en Base a costos (Base Aditiva)

A partir del costo de producción, se determina un margen de utilidad y se van adicionado sistemáticamente los gastos posteriores a Ex-works. Este es el método que utilizaremos para nuestra cotización.

Terminos de Comercio Internacional.

Los Incoterms no son los unicos terminos comerciales, sin embargo si los mas usados, y los unicos aprobados por la ICC (International Chamber of Commerce), son terminos GLOBALES.

Existen otros terminos, utilizados por los Norteamericanos, estos son los RAFTD o bien Revised American Foreign Trade Definitions, establecidos en se establecieron en 1919, y su última revisión fue en 1941, como podemos notar, estos terminos son muy antiguos, y aunque estos terminos se derogaron en 1985, con el fin de adoptar los INCOTERMS para el uso diario, aún se siguen utilizando por costumbre en las operaciones comerciales realizadas por algunos empresarios norteamericanos, no son de uso obligtorio como los INCOTERMS, la validez de los RAFTD se la dan las partes contratantes al momento de acordar sus derechos, obligaciones y el precio de las mercancías, mediante los convenios y contratos establecidos.

Los terminos tienen variantes comparados con los Incoterms, estas se muestran a continuacion.

Es por esto que es de gran importancia que si se recibe una cotización de Estados Unidos y no se sabe con exactitud si se utilizan los RAFTD o INCOTERMS,se aclare con el comprador o proveedor, ya que los derechos y obligaciones del vendedor pueden cambiar si se emplean los términos RAFTD.

Tambien es recomendable que si se llegaran a utilizar los RAFTD se incluya en los contratos o cotizaciones escritas la siguiente leyenda: "Quotation Subject to the Revised American Foreign Trade Definitions 1941" (Cotización sujeta a las Definiciones Revisadas de Comercio Exterior Norteamericano de 1941).

O cuando se utilizen los INCOTERMS 2000, se sugiere que se mencione después del nombre de la ciudad y país: INCOTERMS 2000.

Por Ejemplo: FOB GUAYMAS SONORA, MÉXICO INCOTERMS 2000.

Asi es de que recuerda, cuando comienzes a realizar opercaciones de comercio internacional, verificar los terminos de compra-venta!!