Orden de Compra y Contrato

La Purchase Order y el Contrato son dos documentos totalmente diferentes, implican diferentes terminos y condiciones.

La orden de compra, también llamada nota de compra es el documento que el comprador envía al vendedor, especificando:
  • los bienes que desea comprar
  • su precio
  • las condiciones de pago
  • la fecha y forma de envío de la mercadería.

La orden de compra obliga al comprador a adquirir la mercadería solamente cuando la recibe en las condiciones solicitadas.
La PO es un documento que no genera ningún registro contable mientras que El contrato es un documento en donde constan una serie de acuerdos tomados entre dos o más personas, en relación con lo que desean dar, hacer o no hacer en el futuro con una obligacion legal.

Documentos para el TRANSPORTISTA

Existen cierto documentos que debemos entregar al transportista esto con el fin de evitar cualquier problema durante el transporte, estos documentos son:

1) Carta de instrucciones indicando:


• Remitente
• Lugar donde se recoge la factura
• Consignatario
• Lugar donde se entrega
• Notificar al llegar (La persona con quien establecer contacto al llegar)
• Características/naturaleza de la mercancía
• Cantidad de la mercancía (Número de bultos, peso, volumen)
• Disponibilidad de la carga (Cuándo y dónde hay que recoger)
• Instrucciones de maniobra (Frágil, granel, etc.)
• Reglamentaciones
• Tipo de servicio
• Entregas o servicios especiales
• Observaciones

Notas:
• La mayor parte de los transportistas tienen formatos ya elaborados o sugerencias para elaborar la carta de instrucciones.

2) Copia de la Factura o documento equivalente, valor declarado.
3) Certificado de peso.
4) Seguro o coaseguro.
5) Guía fito-zoosanitaria.
6) Otros conforme a la naturaleza de la mercancía y a la operación (ejemplo: para productos congelados o refrigerados que tienen regulaciones especiales para su transportación, etc.)

Factura PROFORMA

Que es una Factura PROFORMA?

La factura proforma es un documento de muestra que se envía al importador antes de celebrar la compra-venta, en este se incluyen todos los detalles de la operación:

  • razón social y sus datos de ubicación
  • descripción de la mercancía
  • cantidades
  • precios

Cuando empleamos una carta de crédito como instrumento de pago, sirve para establecer las características del crédito comercial, su monto y los términos en que debe emitirse. Esta factura puede servir como oferta para efectos de la formación del contrato, ya que al ser aceptada, perfecciona el contrato. El importador puede emplear la factura proforma para solicitar una licencia de importación o para la autorización de venta de divisas.

Esta factura proforma contiene los mismos datos que contendrá la factura comercial con un número de identidad, y que también es útil para verificar los datos y la información contenida para que en caso de que existan errores u omisiones, éstos se corrijan en la factura comercial.

Como se determina el Precio de X?


Para fijar los precios de los productos de exportación, se debe realizar un estudio de los costos que comprende producción y comercialización de forma independiente de la que corresponde a las ventas en el mercado interno, ya que los elementos a considerar son diferentes, pues no es lo mismo vender en la localidad a vender en un mercado extranjero, este ultimo implica mas costos-gastos.

Los principales elementos para el cálculo de costos de exportación son los siguientes:

• Costos de producción directa e indirecta, esto es materias primas, mano de obra, materiales.
• Costos de comercialización y distribución: materiales, personal, envase y embalaje, transporte, agente aduanal, gastos relacionados con el lugar en donde se entrega la mercancía, etc.
• Otros costos: comisiones sobre ventas, intereses (costo del dinero con el tiempo), economías de escala al vender mayor volumen, etc.

Cabe mencionar que el costo de los fletes (pago que se hace al transportista por usar sus unidades) se absorbe conforme al tipo de Incoterms negociada entre las partes.

Es importante fijar limites, ya que esto permitirá contar con
un Área de Negociación llamada Mini-Max o BATNA por sus siglas en inglés (Best Alternative To a Negociated Agreement).

Los límites inferiores de precio estarán determinados por los costos.

Los límites superiores de precio estarán determinados por el mercado y la competencia.

En cuanto a la determinación de los precios, existen dos formas para fijar un precio internacional:

1) Calcular el punto de equilibrio y las utilidades esperadas, y sumarle los gastos hasta el punto de entrega convenido con el importador. Este proceso se denomina costeo o costing.

2) Comparar su producto respecto al mercado y competencia, y fijar el precio de acuerdo con estos dos elementos. Este método se conoce como pricing.

Los factores que influyen en la determinación de un precio internacional son:

• Demanda del producto.
• Participación esperada del producto en el mercado.
• Reacciones de la competencia.
• Integración con los demás elementos de la estrategia comercial de exportación.
• Logística internacional.
• Beneficios o restricciones arancelarias y no arancelarias.
• Adecuación al producto y su envase y embalaje.
• Cotización: conocer, indicar y aplicar correctamente en el contrato los términos de compra-venta internacionales, ya sea según los Términos de Comercio Internacional (Incoterms) o bien según las Definiciones Americanas Revisadas de Comercio Exterior (RAFTD)

Para determinar precios competitivos a nivel internacional, el exportador debe considerar los siguientes elementos:

• Definición de objetivos en materia de precios.
• Análisis de la situación del mercado.
• Cálculo de los costos.
• Establecimiento de estructuras de precios objetivos: presentación de una oferta.

Evaluacion de la Capacidad Exportadora de las MiPyME

Para las MiPyME incursionar en otros mercados es atractivo, pero generalmente su capacidad de producción es limitada, es por esto que al iniciar con ideas de exportacion es necesario considerar lo siguiente:

• Conviene que la empresa identifique los factores de la demanda (estructura del mercado, canales de distribución, participación
de mercado, etc.) y los de competencia, a fin de identificar las necesidades de renovación, actualización o adecuación de su planta productiva.

• Antes de invertir en nuevo equipo de producción, debera asegúrese de estar ocupando el total de la capacidad instalada de su empresa.

• Optar por equipar su empresa con manufactura flexible para participar en nichos de mercado, a través de la diferenciación del producto.

• Asegurarse de la capacidad que tienen sus proveedores para suministrar mayor cantidad y calidad de insumos, mediante una evaluacion de estos.

• Identificar fuentes de financiamiento siempre resulta util, puesto que siempre es mejor contar con socios o apoyos de la banca de desarrollo.
Una Descripcion detallada de los siguientes aspectos servira para trazar un panorama de las oportunidades y debilidades de la empresa.
  • Descripcion del producto
  • Diferenciacion del Producto
  • Bienes sustitutos
  • Insumos empleados y proveedores
  • Proceso productivo /Diagrama
  • Produccion /Capacidad
  • Tecnologia utilizada
  • Control de Calidad
  • Analisis de costos